Senior avdelningsadministratör
Vi söker en strukturerad och självgående avdelningsadministratör som vill stötta chefer, skapa ordning och driva administrationen framåt.
Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör för kunds räkning. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är delad mellan olika enheter och är central för att skapa struktur, effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet.
Som Avdelningsadministratör stöttar du cheferna med allt från planering, koordinering och kommunikation till dokumentation, inköp och ekonomiadministration. Du arbetar självständigt, har stort eget ansvar och är en viktig del av att få verksamheten att fungera smidigt.
Detta är ett konsultuppdrag via Miljonbemanning där du arbetar på plats hos kund.
Arbetsuppgifter
Administrativt stöd till chefer
Kalender- och möteshantering
Ta fram presentations- och mötesmaterial
Samordning av beslutsunderlag (delegeringar, jävsdeklarationer m.m.)
Uppdatering av intranät och interna informationssidor
Personaladministration
Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter
Beställning av utrustning, accesser och behörigheter
Hantering av semesterlistor
Stöd i introduktionsprogram och interna aktiviteter
Ekonomi & inköp
Inköp av material, utrustning och tjänster
Enklare rapportering i UBW
Fakturahantering och kontering vid behov
Möten och event
Planera interna möten, workshops och konferenser
Bokning av lokaler, teknik och catering
Skapa agendor, skriva protokoll och följa upp actions
Stöd till avdelningens ledningsgrupp inklusive årshjul, dokumentation och gästsamordning
Dokumentation & kommunikation
Uppdatera presentationsmaterial och intranät
Skriva enklare beslutsunderlag
Dokumenthantering i filserver och SharePoint
Diarieföring
Bidra i administratörsnätverket och utveckla rutiner
Omfattning och fördelning av tid
Tillgänglig tid: ca 144 timmar/månad
Ledningsgruppsarbete: ca 12–15h/månad
Avdelningsgemensamma frågor: ca 20–30h/månad
Stöd till enhets-/sektionschefer: ca 100h/månad (ca 20h per chef)
Tidsfördelningen är en planeringsriktlinje och kan variera över tid.
Arbetsledning
Regelbundna avstämningar med respektive sektions-/enhetschef (1 gång/månad)
Avstämning inför ledningsgruppsmöten (2 gånger/månad)
Löpande dialog med huvudansvarig chef
Avdelningsadministratören bokar själv in avstämningar och lyfter prioriteringsfrågor vid behov
Introduktion (vintern 2025/26)
Fas 1 (vecka 1–2/3)
Introduktion till Svenska kraftnät
Obligatoriska utbildningar
Genomgång av system och standarduppgifter
Träffa chefer och administratörsnätverket
Ta över aktuella uppgifter från nuvarande administratör
Fas 2 (vecka 3/4–8)
Introduktion till ledningsgruppsarbete
Sätta sig in i årshjul och planering
Stöd till sektions- och enhetschefer
Handläggning av ärenden
Övrigt om uppdraget
Start: 2026-02-02
Längd: Till 2027-02-02
Option: Möjlighet till förlängning till 2028-02-02
Omfattning: 100%
Plats: Sundbyberg (främst på plats, någon distansdag efter överenskommelse)
Krav: Säkerhetsprövning och registerkontroll
- Avdelning
- Administration och ekonomi
- Roll
- Administratör
- Platser
- Stockholm
Stockholm
Varför jobba med oss?
-
Personlig utveckling
Hos oss stöttas alltid all typ av utveckling och vi hjälper gärna till när en medarbetare vill utvecklas hos oss. -
Balans mellan vardag och jobb
Vi förstår att alla liv ser olika ut. Vi strävar alltid efter att sätta dig i fokus. -
Jakten på perfektion
Vi har skapat en organisation som bygger på delaktighet, transparens och strävan efter att alltid utmana gränserna.
Vi skräddarsyr uppdrag för dig.
Vår långa erfarenhet, överlägsna målgruppskännedom och gedigna databas ger oss ett övertag.
Inga andra kan som vi matcha företags personalbehov med ambitiös och kompetent personal. Vi får fram styrkorna hos personen och tar tillvara på kompetensen och talangerna! Vi ser kapacitet och talang hos våra sökande som dem själva och andra ofta inte ser, vi hjälper dem att omvandla den till konkurrenskraftig arbetskraft. Vi är experter på att matcha den sökande med rätt jobb och det är vi stolta över!
Våra rekryterare har mångårig erfarenhet av att plocka fram just detta och är duktiga på att ”se säljaren inom dig”.
Om Miljonbemanning
Vår affärsmodell är utformad för att även passa företag som traditionellt inte söker utomstående rekryteringshjälp och bygger på ett nära samarbete mellan oss och uppdragsgivaren, med syftet att hitta rätt kandidater.